Privacybeleid

1. WIE?


GRAFICA BVBA staat voor grafisch ontwerp en advies, grafische vormgeving, hands- on hulp bij uw communicatie en marketing, advies en inspiratie, de creatie van websites met een grafische meerwaarde, de creatie van uw huisstijl en logo, uw drukwerk, belettering, en staat u bij inzake social media marketing.

GRAFICA BVBA hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. Middels dit beleid wil GRAFICA BVBA op strategisch niveau vastleggen op welke wijze gegevens beschermd worden, welke verantwoordelijkheden hierrond zijn toegewezen en welke prioriteiten GRAFICA BVBA heeft bepaald rond de bescherming van gegevens.

Dit privacybeleid regelt de verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking, ‘GRAFICA BVBA’, met maatschappelijke zetel te Gentstraat 171 bus 101, 9700 Oudenaarde en K.B.O. - nummer BE0656.529.949, met als vertegenwoordigster mevrouw Leen Cristofoli.

Indien u ons persoonlijke informatie verstrekt, stemt u in met dit privacybeleid.  GRAFICA BVBA leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.  Zij is hierbij de verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). 

2. WELKE GEGEVENS?


Persoonsgegevens die GRAFICA BVBA gewoonlijk verzamelt zijn persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken. Concreet zijn dit onder meer (zonder beperking):

2.1. Arbeid gerelateerd:

1. Uw naam, geboortedatum en -plaats, contactgegevens zoals uw adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, functie, voorkeurstaal, kwalificaties en alle overige informatie die u ons zelf heeft verschaft in uw CV.

2. Uw gegevens die publiek toegankelijk zijn gemaakt, of die u zelf openbaar heeft gemaakt op publieke en / of sociale media en hieruit zou blijken dat u voor ons de juiste contactpersoon bent in het kader van onze dienstverlening.

3. Correspondentie n.a.v. uw contactname met GRAFICA BVBA

4. In geval van een tewerkstelling via GRAFICA BVBA worden mogelijk ook evaluaties over u bewaard

5. Informatie over uw gebruik van onze systemen zoals o.a. uw IP-adres, browser, …

6. Gegevens die we verkrijgen via derden of uit contracten, contactformulieren, …

7. Van werknemers en freelancers van GRAFICA BVBA houden we bij:


  • Uw nationaliteit, diploma, bewijs van adres, …
  • Salarisgegevens, gegevens van uw bankrekening, uw rijksregisternummer, en desgevallend uw ondernemingsnummer,…
  • Registratie van aanwezigheid en afwezigheid en van de bestede tijd aan projecten en opleiding
  • Details over de personen die ten uwen laste vallen en uw gezinsleden en directe familieleden
  • Beeldmateriaal op de werkvloer, op teamevents, en eventueel bij de klant

2.2. Voor professionele klanten, leveranciers of bedrijven waarmee we een samenwerking opstarten, houden we naast de gegevens hierboven vermeld ook volgende gegevens bij:


  • De bedrijfsgegevens zoals het btw-nummer of ondernemingsnummer
  • De coördinaten van de contactpersonen van de juridische entiteit (naam, functie, telefoon …) alsook van de vennoten en/of van de partners in de zaak.
  • Beeldmateriaal in het kader van realisaties die GRAFICA BVBA voor u heeft gedaan, of wanneer u een getuigenis wenst af te leggen in het kader van uw samenwerking met GRAFICA BVBA

2.3. Voor prospecten: wanneer u ons uw business kaartje overmaakt, of met ons contact opneemt, zullen wij uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening

3. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?


GRAFICA BVBA verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van GRAFICA BVBA en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf of organisatie.

2. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven

Bijvoorbeeld:


  • De arbeidsovereenkomst na te leven
  • De overige HR-activiteiten uit te voeren
  • Toe te zien op het respecteren en naleven van het interne beleid en procedures
  • Incidenten en klachten te onderzoeken en hierop te reageren
  • Digitale facturatie

3. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven.  Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie uitschrijven. U kan dit doen door ons een e-mail te sturen of door in de reclame-e-mails te klikken op de uitschrijflink.

4. Om aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.

4. OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG?


GRAFICA BVBA baseert zich op twee rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

Enerzijds vraagt GRAFICA BVBA toestemming aan de betrokkene voor het verwerken van zijn/haar gegevens.

Anderzijds verwerkt GRAFICA BVBA de gegevens van de betrokkene in het kader van een (pre)contractuele relatie met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening.

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.

5. MET WIE DELEN WIJ MOGELIJK UW GEGEVENS?


GRAFICA BVBA kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken  indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de vooropgestelde doelstellingen.  Indien GRAFICA BVBA uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt.

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

6. WELKE COOKIES GEBRUIKT GRAFICA BVBA?


Cookies zijn kleine data- en tekstbestanden die door uw browser worden geplaatst. 

Cookies helpen GRAFICA BVBA om het bezoek op haar website te optimaliseren, het onthouden van technische keuzes e.d.  De cookies die GRAFICA BVBA gebruikt zijn veilig en helpen onder meer om mogelijk fouten te identificeren. Wie de website van GRAFICA BVBA wil raadplegen, wordt aangeraden om het gebruik van cookies te accepteren, zoniet kan GRAFICA BVBA u geen efficiënt en kwalitatief gebruik van haar website garanderen. U bent echter vrij om de cookies niet te accepteren. U kan het gebruik van cookies uitschakelen via de instelling van uw internetbrowser.

De website van GRAFICA BVBA gebruikt volgende cookies:


  • Functionele cookies: deze vergemakkelijken en personaliseren uw website bezoek en uw gebruikservaring
  • Analytische cookies (van derde partijen): zij verzamelen informatie om de inhoud van onze website te evalueren en te verbeteren (bijv Google analytics cookies).  Deze cookies verzamelen informatie over uw computer en uw bezoek aan onze website (zoals uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt, de browser die u gebruikt, de websites die u eerder bezocht, geografische gegevens, uw voorkeurtaal, de tijd en duur van uw website bezoek).

7. HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?


De persoonsgegevens worden door GRAFICA BVBA bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen GRAFICA BVBA en de gebruiker.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

8. PASSENDE TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN


GRAFICA BVBA heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. GRAFICA BVBA past een op maat gemaakt veiligheidsbeleid toe waarbij de veiligheid van uw gegevens centraal staan.

GRAFICA BVBA besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van end-to-end encryptie en streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan GRAFICA BVBA aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

9. RECHTEN VAN BETROKKENEN


U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

5.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan  GRAFICA BVBA.  Daarnaast heeft u steeds het recht om GRAFICA BVBA te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

5.2 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

5.3 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan GRAFICA BVBA in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen. 

5.4 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

5.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door GRAFICA BVBA te contacteren, hetzij per e-mail via leen@grafica-buro.be , hetzij per post naar GRAFICA BVBA, Gentstraat 171 bus 101, 9700 Oudenaarde. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.

5.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door GRAFICA BVBA evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

5.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be.

10. WIJZIGINGEN


Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten. 

Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.




Laatst bijgewerkte versie: 1 juni 2019